La dématérialisation des documents dans l’entreprise a commencé depuis quelques années. Elle a pour but principal de rationaliser le traitement des données, par le biais de nouvelles méthodes et de nouveaux outils informatiques. Mais l’automatisation conduit également les entreprises à opter pour des pratiques plus responsables. En d’autres termes, si vous êtes vous-même en charge d’un service, ces nouvelles pratiques favorisant un numérique responsable pourrait vous intéresser, dans le cadre de votre politique d’optimisation des ressources et du temps de travail. Retrouvez ci-dessous un argumentaire complet pour valoriser le lien entre dématérialisation et écologie.

Retour sur la dématérialisation dans l’entreprise

Concrètement, la dématérialisation dans l’entreprise désigne de nouvelles pratiques informatiques et numériques, visant à rendre un document immatériel. Celui-ci est ensuite stocké dans une base de données, sur le serveur de l’entreprise ou dans un serveur distant géré par un prestataire externe. Pour retrouver plus rapidement des informations spécifiques (concernant par exemple un devis ou une facture), on utilisera les services d’un environnement logiciel de type GED, conçu pour centraliser toutes les données et effectuer un suivi plus efficace.

Les avantages de la dématérialisation

Voici quels sont les avantages de la dématérialisation dans l’entreprise :

  • Un gain d’espace dans l’entreprise : en effet, les archives papier impliquent bien souvent d’avoir recours à des solutions et services de stockage parfois coûteux. La dématérialisation permet donc de libérer de la place.
  • Une meilleur traçabilité des documents : l’archivage classique ne permet pas une recherche et un traitement rapide des données au sein de l’entreprise. La dématérialisation, au contraire, permet une meilleure transmission, ainsi qu’une plus grande fluidité dans les recherches.
  • Un accès facilité aux données : grâce à la dématérialisation, il devient possible d’accéder aux fichiers contenant les données de manière instantanée. Plusieurs opérations sont également possibles, de la création à la modification en passant par le partage, à partir de nombreux terminaux informatiques et mobiles.
  • Une réduction de l’empreinte écologique : c’est ce dernier point qui nous intéresse plus particulièrement. Étant donné que l’entreprise utilise moins de ressources (et surtout moins de papier), elle parvient à limiter considérablement le recours à d’autres consommables (notamment l’encre pour l’impression).

Entreprise et environnement : le principe réglementaire de la facturation obligatoire

Pour accélérer le processus de transformation digitale des entreprises, les pouvoirs publics mettent sur pied un véritable programme législatif sur plusieurs années. Depuis le début des années 2000 par exemple, l’État français contraint les entreprises à exécuter des démarches de reporting extra-financier et de reporting environnemental (également appelé reporting RSE)*. Désormais, la facturation électronique obligatoire est entrée dans les mœurs, ou commence à trouver un écho auprès des PME et TPE qui devront entamer une démarche éco-responsable dans les mois et les années à venir.

Écologie et entreprise : une longue marche vers le développement durable

L’impact des activités de l’entreprise sur l’environnement a été l’objet d’une longue maturation. Il aura également fallu le concours des pouvoirs publics pour organiser les conditions d’une véritable politique environnementale et d’une prise de conscience à l’échelle de la planète. A l’heure actuelle, la préservation et la gestion optimisée des ressources est devenue pour la majeure partie des structures professionnels un enjeu stratégique majeur : il s’agit non seulement de mener la guerre contre le gaspillage, mais de trouver également de nouvelles opportunités de développement et de croissance.

Les opportunités de développement

  • Une valorisation de l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses principaux collaborateurs : les entreprises qui disposent d’un certain niveau d’agrément et de certification en lien avec la gestion des ressources peuvent ainsi mettre en avant leur engagement au service d’une cause noble. La certification ISO 50001, par exemple, atteste d’une gestion énergétique responsable et raisonnée (1).
  • Une plus grande performance des collaborateurs : en effet, l’environnement de travail a un impact direct sur la productivité. Améliorer l’environnement de travail a pour conséquence d’améliorer le bien-être, la motivation et la performance des salariés.
  • Une réduction de l’empreinte environnementale : la tendance « zéro papier » prend une place de plus en plus importante dans les stratégies de développement des entreprises. En faisant le choix d’une réduction de l’empreinte environnementale, l’entreprise entame une démarche écoresponsable et apprend ainsi à gérer les ressources utiles à son fonctionnement.

Qu’est-ce que l’approche Green IT ?

L’approche « Green IT » consiste pour une entreprise à mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue, par le biais d’une politique systématiquement numérique. On parle également de « numérique responsable », lorsqu’une entreprise souhaite limiter l’impact de ses activités sur l’environnement au maximum. Cette politique inclut régulièrement une réflexion sociale et économique à l’intérieur des murs de l’entreprise. La logique du Green IT s’articule autour de trois éléments (2) :

  • Le Green IT 1.0 : lors de cette première phase de réflexion, l’entreprise tient compte de la performance environnementale et sociale d’un produit ou d’un service numérique, au moment-même de sa conception. On parlera plus volontiers ici de conception responsable ou éco-conception.
  • Le Green IT 1.5 : cette deuxième phase s’appuie sur le déploiement d’outils numériques de type SIDD, au service du développement durable et d’une politique environnementale interne.
  • Le Green IT 2.0 : cette troisième et dernière phase cherche à réduire les impacts « métiers », en ayant recours aux technologies de l’Information et de la Communication (TIC). L’idée sous-jacente est d’atteindre un changement de modèle économique – voire comportemental.

Le green washing, l’antithèse de la responsabilité écologique des entreprises

Le Green IT est donc l’expression la plus pure d’une véritable prise de conscience des entreprises, à la recherche de nouveaux modèles économiques et productivistes plus respectueux de l’environnement. Il est impératif à ce stade de ne pas confondre cette démarche avec le green washing, qui désigne certaines pratiques marketing frauduleuses. Les entreprises concernées utilisent ainsi une panoplie d’arguments réputés « écologiques », de manière à faire rayonner une marque et l’inscrire dans l’inconscient collectif comme résultant d’une démarche écoresponsable. Voici comment reconnaître une démarche de green washing :

  • L’entreprise utilise des produits réputés « verts », mais n’adopte pas pour autant une démarche environnementale reconnue ou certifiée.
  • L’entreprise utilise des slogans abusifs, des termes approximatifs et n’est pas en mesure de pouvoir soutenir son discours par la présentation de preuves concrètes.
  • L’entreprise utilise des images suggestives, laissant croire à une relation de proximité entre l’illustration et le discours qui l’accompagne.

En quoi la GED peut-elle aider les entreprises à atteindre leurs objectifs environnementaux ?

Nous l’avons vu plus haut : la GED ou Gestion Électronique des Documents représente une nouvelle manière d’aborder la question du stockage et du traitement des données, en lien avec une politique systématique de développement durable. Une logiciel de gestion écologique permet une amélioration de l’impact carbone d’une entreprise. De plus, l’automatisation de ce que l’on appelle les « flux de travail » ou workflow permet ainsi de retrouver plus rapidement et efficacement certaines données. Certains documents partageant la même syntaxe peuvent ainsi faire l’objet d’un croisement, ce qui s’avère très utile pour des questions de validation et d’indexation d’une facture à un ou plusieurs bons de commande.

Les principes avantageux de la GED pour une entreprise éco-responsable

 

Voici quels sont les principaux avantages de la GED dans l’entreprise :

  • Un gain de temps et une réduction significative des coûts : grâce à la numérisation des données dans l’entreprise, vos collaborateurs et vous-même pouvez vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Un suivi amélioré des données et une centralisation accrue via la GED.
  • La sécurisation des données et des documents grâce à la mise en place d’un coffre-fort virtuel.
  • Un geste décisif pour l’environnement : le stockage est une véritable préoccupation pour les entreprises, et un enjeu majeur pour l’environnement et la gestion des matières premières. A l’heure actuelle, la consommation de papier dans l’entreprise représente près de 75% des déchets qu’elle génère (3). Or, la digitalisation permet à l’entreprise d’économiser entre 5 et 15% de son chiffre d’affaires si elle supprime le tri, l’entretien et le stockage de documents physiques (4).
  • (1) https://www.dekra-certification.fr/organisme-certificateur/certification-iso-50001.html
  • (2) https://www.hellocarbo.com/blog/communaute/green-it/
  • (3) https://www.journaldunet.com/solutions/dsi/1494779-l-impact-positif-du-numerique-sur-la-consommation-de-papier-en-entreprises/
  • (4) https://www.greenly.earth/blog-fr/pourquoi-opter-pour-la-dematerialisation-des-documents