Le 27 juillet 2023, Bercy a fait savoir que la dématérialisation des factures qui devait entrer en vigueur le 1er juillet 2024 serait reportée. Sa nouvelle date d’application sera déterminée par la prochaine loi de finances. Cela laisse un délai supplémentaire aux entreprises pour mettre leur facturation numérique en place. Néanmoins, les sociétés qui travaillent pour le secteur public sont, elles, déjà soumises à cette obligation de facturer par voie dématérialisée. Effectivement, opter pour les factures électroniques comporte de nombreux avantages, dont la réduction de la pollution.
Dématérialisation des factures, factures électroniques et factures papier
Une facture électronique ne répond pas forcément à la notion de facture dématérialisée définie par la loi. De fait, il ne suffit pas d’établir sa facture sous forme de PDF ou avec l’aide d’un logiciel de gestion. Toutes les factures digitales ne correspondent pas à la définition.
La facture format papier reste utilisée dans les entreprises
La facture papier n’a, et de loin, pas disparu. Certes, depuis 2020, les entreprises ne peuvent plus l’utiliser dans leurs échanges avec l’administration, les services et les entreprises publiques. Toutefois, elles sont toujours encore autorisées à utiliser des documents en format papier. Mais cette faculté est réservée aux transactions en dehors du secteur public.
La facture dématérialisée ou facture électronique et le PDF
Il convient de préciser immédiatement la définition de la facture dématérialisée ou facture électronique en France. Cette définition est donnée par l’administration fiscale.
La définition de la facture électronique en France
La facture dématérialisée, encore appelée facture électronique, est un document digital défini par l’article 289 bis du Code général des impôts. Sa définition est précisée par un arrêté ministériel. Il s’agit d’une facture numérique émise par un logiciel ad hoc. De plus, elle ne peut être transmise par courriel au client. Elle ne peut lui être transmise que de deux façons. La première est le portail officiel CHORUS PRO. La seconde possibilité de transmission se fait à l’aide des PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire).
La facture sous format PDF : un document comptable qui ne vaut pas facture électronique
Un certain nombre d’entreprises établissent leur facturation non-papier au format PDF (Portable Document Format). C’est certes une facture numérique. Mais ces factures ne répondent pas à la notion de facture électronique définie par le Code général des impôts. Il s’agit simplement d’un document digital qui a pour particularité d’afficher exactement le même contenu, quel que soit le système d’exploitation de l’utilisateur. Ceci dit, en France, il n’a pas valeur juridique particulière, de facture dématérialisée au sens de la loi.
En revanche, cette forme de facture économise beaucoup de matières premières. Cela rend ce processus plus écologique et respectueux de la planète.
L’impact écologique de la facturation au format papier
Il ne faut pas se leurrer. Le traitement de la facturation d’une entreprise implique un impact écologique non négligeable. On estime que tous les ans 2 à 2,5 milliards de factures sont émis en France. Or, selon une étude du Groupe Vivétic, en novembre 2022, seuls 3 % d’entre elles étaient dématérialisées. Force est de constater que l‘impact écologique de la dématérialisation est loin d’être négligeable.
Les besoins en eau et en énergie de la facturation au format papier
L’industrie du papier est connue pour être gourmande en eau et en matières premières. Selon des données publiées par l’UFC Que Choisir, il faut 300 000 litres d’eau pour produire une tonne de papier. Mais cela nécessite aussi, l’équivalent de 2 000 litres de pétrole. C’est à rapporter au nombre de factures émises par an. Il est rappelé qu’une ramette de papier standard (A4 80 g) pèse environ 5 grammes.
La taille moyenne d’une facture au format papier émis par une entreprise en France
Selon une étude de Itesoft, en France, une facture comporte en moyenne 2, 5 pages. Elle est accompagnée d’une lettre et est envoyée dans une enveloppe. Il en résulte que pour établir une facture au format papier, une entreprise consomme cinq feuilles de papier standard. Le poids, enveloppe C5 et timbre compris, des factures moyennes est de 25 grammes environ. Pire, ces mêmes études démontrent que chaque facture est dupliquée en moyenne trois fois ; ce qui porte le nombre de feuilles nécessaires pour chacune d’entre elles à 11 feuilles.
Les besoins en papier, eau et énergie pour la facturation des entreprises en France
Du fait de la duplication des milliards de factures émises en France tous les ans, l’impact écologique atteint des sommets. Rappelons que selon l’étude précitée, 97 % d’entre elles ne sont pas dématérialisées. Ainsi, le simple établissement de factures papier par les entreprises nécessite 45 500 tonnes de papier. La consommation en eau pour produire ces documents s’élève à 13 milliards et 143 centaines de millions de litres. La consommation énergétique est de 87 millions et 300 000 tonnes d’équivalent pétrole.
Les autres matières premières utilisées lors de la facturation au format papier
Bien entendu, la matière de base reste le papier. Toujours selon l’étude de l’UFC Que Choisir, 17 à 20 % des arbres abattus dans le monde le sont pour l’industrie de la papeterie. Mais cela ne s’arrête pas là. Il faut des colles, des encres, des imprimantes, et bien sûr des facteurs pour transporter toutes ces factures. Dès lors, les coûts de ces factures ont un poids certain dans la gestion des entreprises. De plus, ces documents nécessitent de la place pour l’archivage. c’est pourquoi, la mise en place de la dématérialisation des factures devient la solution incontournable.
L’impact de la dématérialisation des factures des entreprises sur leur comptabilité
La dématérialisation des factures des entreprises impacte l’environnement à plusieurs niveaux. Ainsi, l’établissement d’une facture électronique est bien plus respectueux de l’environnement.
Le passage à la facture électronique et la responsabilité sociétale des entreprises (RSE)
L’enquête PwC intitulée « Priorité des DAF » de 2021 est révélatrice. Elle indique que 85 % des entreprises estiment que la crise sanitaire a joué un rôle important en matière de RSE. La dématérialisation des factures fait partie de cette stratégie. Aujourd’hui, une entreprise qui travaille avec le secteur public est tenue d’utiliser la dématérialisation.
La dématérialisation des factures des entreprises : que dit la loi ?
La loi sur la dématérialisation des factures qui devait entrer en vigueur le 1er juillet 2024 est reportée. Cependant, son application est simplement repoussée. La prochaine loi de finances donnera la date exacte à laquelle cette disposition s’appliquera pour les entreprises assujetties. Rappelons qu’en l’état actuel de la loi, les entreprises françaises soumises à la TVA doivent respecter le texte. L’obligation future concernera uniquement la facturation des entreprises entre elles.
Les entreprises qui devront utiliser la facturation électronique
L’impact écologique de la facturation électronique se sentira progressivement. Déjà, dès 2020, les entreprises devaient utiliser ce mode de facturation dans la gestion de leurs relations avec le secteur public. Bientôt, toutes les entreprises sauf les TPE (très petites entreprises) devront recourir à cette procédure. Enfin, les TPE s’y conformeront pour 2026. Le principe est simple : les entreprises, dans leurs échanges entre elles, accepteront les factures dématérialisées.
Ce processus de gestion de la facturation concerne tant les relations avec les clients qu’avec les fournisseurs. De plus, la dématérialisation et la transmission des données afférente concerneront tous les secteurs, au lieu du secteur public uniquement.
Un processus numérisé de l’émission de la facture à son archivage
L’impact écologique de la dématérialisation des factures ne se mesure pas uniquement lors de l’émission de la facture. Le traitement de cette dernière est numérique du début à la fin. Elle est parfaitement fiable. Signature électronique, transmission par un portail dédié, archivage, chacune de ces opérations aura un impact positif sur l’environnement.
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L’utilisation de la facturation électronique : un processus bien plus respectueux de la planète
Les différentes étapes du traitement et de la gestion d’une facture dématérialisée impliquent la suppression de nombre d’éléments. Les émissions carbone relatives à l’utilisation du papier et des encres pour la facturation chutent de façon notoire. Seule la facturation des clients non professionnels restera au format papier.
La dématérialisation de la facturation des entreprises : les données chiffrées
Selon différentes études, le bilan carbone du passage à la facturation électronique réduirait son empreinte carbone de 36 à 63 %. Ces différences, qui vont du simple au double, sont explicables. En effet, l’impact réel de la facturation électronique sur une entreprise varie en fonction de la structure de sa clientèle. Une entreprise qui travaillera exclusivement pour les autres entreprises n’utilisera plus de facturation papier. Toute sa gestion, toute sa comptabilité, voire l’intégralité de son archivage sera numérique. L’impact de la dématérialisation sera maximal.
L’entreprise ne pourra pas imposer la facture numérique à tous ses clients
L’impact écologique de la dématérialisation des factures sera moins fort pour les entreprises dont la clientèle est principalement composée de particuliers. La France n’impose pas à ces derniers d’accepter la facturation dématérialisée. On ne peut imposer l’adhésion à une plateforme électronique à un particulier pour le traitement de ses factures. La dématérialisation concerne uniquement les clients et les fournisseurs professionnels.
L’impact écologique de l’archivage électronique des factures et de la comptabilité
L’archivage est généralement la hantise d’une entreprise. Il nécessite de la place, des locaux spacieux, de la main-d’œuvre. De plus, le papier est facilement inflammable. Le simple fait de vérifier un paiement en comptabilité nécessite la consultation de la facture papier, et de réaliser un rapprochement bancaire. Cela engendre des coûts non négligeables. Or, ces mêmes opérations, sous format numérique, sont non seulement rapides, mais impactent beaucoup moins l’environnement.
En France, la dématérialisation des factures se met progressivement en place. Ce faisant, ce processus de transition vers le numérique permet aux entreprises de réduire leur empreinte carbone. De plus, le traitement électronique de la facturation, réduit considérablement les coûts. Ainsi, le passage aux documents numériques est l’une des solutions pour l’environnement.