La production d’information a pris une nouvelle dimension au cours des trente dernières années, et avec l’avènement de la bureautique. A tel point que l’on parle désormais de « surcharge informationnelle », de pollution voire d’infobésité. Cette nouvelle donne transforme non seulement le quotidien des consommateurs et des usagers sur le plan individuel, mais contraint également les entreprises à repenser leur stratégie ainsi que leur méthodologie. Face à ce contexte, en quoi les nouvelles solutions informatiques de type GED peuvent apporter une contribution décisive ?

Le point sur la notion d’infobésité et les conséquences

L’infobésité, nous l’avons vu, correspond à une véritable crise de surproduction de l’information, que ce soit en émission comme en réception. Pour mieux comprendre à quoi nous sommes confrontés au quotidien, comparons l’activité humaine des dernières années à l’échelle des deniers siècles qui viennent de s’écouler : selon une tribune publiée dans Le monde informatique en 1997 et intitulée « L’info, nerf de la guerre », l’humanité aurait ainsi produit plus d’informations en 30 ans qu’en deux mille ans d’histoire. Et ce volume d’informations doublerait tous les quatre ans depuis lors !

Pour les cadres et les managers, le constat est clair : près de 74% d’entre eux déclaraient il y a quelques années « souffrir de surinformation, avec un sentiment d’urgence généralisé », alors que 94% estimaient que la situation était critique. Le rapport « Data, data, everywhere » publié en 2010 par le magazine The Economist ne conteste pas la situation, et se contente de remarquer la croissance exponentielle du volume des données disponibles au format numérique.

Les conséquences de cette situation délétère sont mesurables sur le niveau d’activité des entreprises : on observe de plus en plus fréquemment des phénomènes de stress voire de burn-out, qui se traduisent en coût financier et humain. C’est là que de nouvelles solutions techniques et méthodologiques peuvent intervenir, afin de limiter au maximum les effets de la surcharge informationnelle et développer une culture du travail collectif. Ces solutions, on les retrouve par exemple dans les nouveaux systèmes de gestion électronique des documents de type GED.

Quelles solutions méthodologiques mettre en place ?

La méthode KP (Knowledge management)

Pour sortir enfin de l’impasse d’un traitement primaire et obsolète de l’information par ordre de priorité, plusieurs solutions méthodologiques peuvent être envisagées. La méthode dite du « knowledge management » ou KM vise avant tout à structurer l’information de manière à optimiser la connaissance à destination d’un maximum de personnes au sein d’une organisation. Les bases de cette approche ne sont pas vraiment nouvelles, puisqu’elles ont été théorisées dans les années 1950. La notion de collaboration entre les professionnels d’une même structure est ici très présente, et doit permettre de répondre à un certain nombre d’enjeux économiques et sociaux relatifs aux besoins de l’entreprise.

La gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information, quant à elle, doit permettre d’accéder à une meilleure maîtrise des documents physiques, numériques et multimédias dans le cadre d’une organisation et d’une stratégie définie. Une gestion documentaire efficace est régulièrement considérée comme un marqueur fort de l’état de la gouvernance de l’information dans l’entreprise. C’est pour cela que la mobilisation d’une solution de type GED ou Gestion documentaire en entreprise peut amener à consolider une organisation de travail collaboratif, et vers l’automatisation de la chaîne de traitement.

La GED, une solution technique à privilégier

Pour mieux comprendre le fonctionnement de la GED

La gestion électronique de documents (ou GED) regroupe un ensemble de pratiques et de techniques, visant à l’administration des différents flux de documents qui circulent au sein de l’entreprise. La plupart du temps, cette nouvelle méthodologie de travail se traduit par l’utilisation d’un logiciel de GED, qui aide les structures confrontées à un volume d’information trop important à traiter. Ces informations sont très souvent au format papier, avant qu’elles puissent bénéficier d’une numérisation et d’un classement électronique intelligent. Ainsi pour résumer, un outil informatique GED aide au stockage, à la récupération et au partage de l’information et des documents, sans avoir jamais recours au papier.

De nombreux services peuvent être directement concernés par une politique de GED. Parmi ceux-ci : les ressources humaines, la gestion client (dans le cadre de l’émission de factures numériques) ou la comptabilité (dans le cadre de l’envoi de factures, la gestion des fournisseurs ou encore l’envoi et le suivi des données comptables). Sur un plan plus général, la GED contribue à simplifier les recherches de documents ainsi que les échanges d’information. De fait, l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise peuvent en tirer un profit.

Quelles sont les conditions d’une bonne mise en place d’une GED dans l’entreprise ?

La plupart des éditeurs de solutions GED pensent d’abord les besoins des entreprises en termes d’usage, et non en termes de fonctionnalités techniques. Ce qui revient à dire que les besoins en gestion documentaire et les objectifs de l’entreprise sont privilégiés dans la réflexion, avant de passer à la phase de test. Des ajustements peuvent être opérés par la suite, avant installation de l’outil GED final.

En procédant de cette façon, la logique interne de l’entreprise n’est pas sacrifiée, la GED venant simplement améliorer et fluidifier les process administratifs, en proposant au passage une interface informatique particulièrement intuitive pour chaque utilisateur.

Quels sont les avantages d’une GED ?

Vous l’aurez compris : les solutions GED s’imposent naturellement dans le paysage entrepreneurial, ceci grâce à de nombreux atouts en matière de sécurité, de stockage, d’archivage et de traitement de l’information. Plusieurs avantages peuvent être mis en avant :

  • Un gain de productivité : l’un des principaux atouts de la GED est qu’elle permet l’accroissement de la productivité d’une entreprise. Non seulement les informations demeurent accessibles pour un grand nombre de collaborateurs, mais ceux-ci peuvent également travailler en même temps sur plusieurs documents numériques.
  • La réalisation d’économie : le papier peut être considéré comme un véritable fléau pour les entreprises, notamment en matière d’archivage et de stockage. Le coût de production peut également être colossal dans certains cas. L’investissement dans une solution de gestion électronique de documents permet ainsi de réaliser d’importantes économies.
  • L’amélioration des échanges avec les clients et fournisseurs : l’archivage de documents en ligne favorise la relation client, grâce à un suivi constant et l’accès à de nombreuses fonctionnalités (historique des échanges, personnalisation de l’accompagnement, etc…).
  • Une sécurisation accrue des données : parmi les atouts les plus importants de la GED figure la sécurité des informations numérisées. Beaucoup d’entreprises craignent encore aujourd’hui de devoir numériser leurs documents pour des raisons de sécurité : pourtant, la mobilisation des services d’un outil GED permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités essentielles, comme le contrôle des droits d’accès pour chaque document. Vous éviterez ainsi les fuites d’informations réputées sensibles.

Ainsi donc, le phénomène de surcharge informationnelle peut être efficacement combattu en entreprise, ceci grâce à la mobilisation de nouvelles méthodes managériales et l’emploi d’outils informatiques adéquats.

Une solution informatique GED correctement paramétrée et répondant à 100% aux besoins des structures professionnelles ne peut qu’amener à la réduction progressive des écueils en matière de productivité et de niveau d’activité.